전자거래기본법 개정의 시행령이 발효되어 전자문서의 법적 효력이 명확해 졌다. 특히 공인전자문서보관소 제도가 신설됨에 따라 각 기업들은 기업 컴플라이언스 관점에서 공인전자문서보관소에 대한 관심이 고조되고 있다.
기업들의 큰 관심 중 하나는 기업 컴플라이언스에 대한 IT측면의 연계, 즉 IT 컴플라이언스에 대한 사항이었다. IT컴플라이언스는 기업의 리스크 관리와 투명성 강화를 위해 정부나 관련 기관들이 강제 사항으로 규정하는 각종 규제 법안의 요건들을 만족시킬 수 있도록 준비하고 관련 시스템을 재정비하는 것을 의미한다.
이러한 기업 컴플라이언스에 영향을 주는 주요 산업별 규제 법안들을 살펴보면 국제결제은행의 바젤위원회가 설정한 바젤I, 바젤II, 미국 증권거래와 관련된 SEC (Securities and Exchange Commi-ssion)의 이메일 및 메신저 관련 정책, 미국 전자기록 류 및 전자서명과 관련된 CFR PART 11, 미국의 건강보험법인 HIPPA, 미국의 회계개혁안인 사베인즈-옥슬린 법안(SOX)이 있으며, 국내의 경우 금융감독원이 금융기관에 국한해 마련한 재해복구시스템 구축 권고안, 전자문서의 법적 효력을 인정하는 전자거래기본법 등이 있다.
이러한 기업 컴플라이언스와 관련된 규제 법안들의 공통점을 살펴보면 기업에서 생산되는 모든 기록의 보유 및 파기와 관련된 기록물 관리에 중점을 두고 있으며, 이에 대한 일정한 기준을 준수할 것을 요구하고 있다는 것이다. 또한 기업 컴플라이언스에 영향을 받지 않는 기업이라도 각종 규제준수 사항의 증가와 이러한 규제로 인한 소송 문제 등으로 인해 기업 내 기록물 관리, 거래 기업간의 문제 등에 대처하기 위해 법적 효력을 갖는 기록물 관리에 관심을 가지게 될 것이다.
이에 2005년 10월에 개정된 전자거래기본법 중 기업 컴플라이언스 측면의 기록물 관리와 밀접한 관계를 가진 공인전자문서보관소에 대한 기술적 요소와 관련 이슈사항에 대해 전망해 보고자 한다.
전자거래기본법 개정 배경 및 주요 내용
우선 공인전자문서보관소에 대해 언급하기 전에 2005년 10월 개정된 전자거래기본법 개정배경과 주요 개정 내용을 살펴보면 다음과 같다.
기업에서 이용되는 종이문서 유통 및 보관 비용이 연간 1조원을 상회하여 이에 따른 많은 비용이 소요되고 있다. 특히 종이문서의 경우 추적 및 관리가 제대로 이루어지지 않고 찾기도 힘들어 기업에서 활용하는데 많은 불편이 따른다. 또한 전자문서의 훼손, 변경에 대한 불안감으로 종이문서에서 전자문서로의 대체가 미진할뿐더러 기존 전자거래기본법에서는 28개 법률 56개 조항에서 문서의 작성, 보관, 비치 등을 규정하고 있으나 실질적이며 구체적인 전자문서로서의 법적 효력이 불명확한 게 사실이었다. 이러한 문제는 전자상거래 시장의 위축과 발전을 저해하는 요인으로 작용하였으며, 이에 정부나 산업계에서는 실질적인 법적 제도적 장치를 통해 전자상거래의 활성화와 전자문서에 대한 법률상의 증거력을 담보할 필요성이 대두되었다. 이에 기존 전자거래기본법상의 문제점을 보완하고, 실질적인 전자상거래 활성화에 기여할 수 있도록 법적 제도적 장치를 명확히 하고자 전자거래기본법을 개정하게 되었다.
이번 전자거래기본법의 주요개정 내용을 살펴보면 28개 법률 56개 조항에 따른 문서행위에 전자문서의 효력을 부여하였으며, 전자문서에 대한 개별 법률상의 문서효력을 명확히 하여 전자문서로 할 수 있는 구체적인 행위를 제시하고 있다. 또한 가장 큰 개정 사항은 전자문서의 보관과 증명에 법적 추정력을 부여하는 방안으로 공인전자문서보관소라는 제도를 신설하였다는 것이다.
공인전자문서보관소 제도에서는 ‘신뢰성 있는 제 3자 기관’을 통한 전자문서에 대해 법적 추정력을 부여하고, 공인전자문서보관소의 공신력을 확보하기 위해 필요한 제반 사항 등을 규정하고 있다. 이러한 공인전자문서보관소 제도가 시행될 경우 각 기업들의 문서발급, 보관, 관리 등에 소요되는 비용이 대거 절감될 것으로 기대 되고 있다.
공인전자문서보관소의 개요
공인전자문서보관소의 추진 배경은 문서 생성▶ 유통▶ 보존▶ 폐기 등 문서의 생명주기에서 문서의 안전성 보장 및 전자문서 이용을 통한 기업의 비용절감, 이를 통한 ‘생산성 향상과 전자문서 보관에 대한 법적 추정력을 부여함으로써 기업으로 하여금 전자문서를 통한 문서보관을 촉진하여 침체되어 가는 전자상거래 산업을 활성화한다’는 것이다.
공인전자문서보관소란 ‘전자문서의 이용을 활성화하기 위하여 전자문서를 안전하게 보관하고, 전자문서의 내용 및 송수신 여부 등을 증명해 주는 신뢰할 수 있는 제3의 기관(Trusted Third Party)’을 말한다. 기존 많은 기업에서는 종이문서와는 별도로 전자적으로 생성, 보관, 증명되는 전자문서는 KMS(Knowledge Management System), EIP(Enterprise Information Portal), 그룹웨어 등을 통해 기업의 깊숙한 업무에 까지 보급되어 있다. 그러나 이러한 전자문서들이 종이문서와 같이 실제적인 동일한 효력을 갖기 위해서는 법적, 제도적으로 넘어야 할 장벽들이 존재한다.
기업 컴플라이언스 측면에서 보면 금융, 증권, 무역, 의료계 등 각 분야에서 컴플라이언스에 대응하기 위해 여전히 많은 종이문서를 창고에 보관하고 있으며, 이에 따른 창고부지 및 창고 관리 등의 많은 비용이 수반되고 있는 현실이다.
이러한 문제를 해결하기 위해 법적, 제도적 대응방안으로 제기된 것이 전자문서의 이용을 촉진할 수 있도록 개별 법령에 전자문서화의 근거 규정을 두고, 전자문서의 효력을 법적으로 보장할 수 있는 ‘신뢰할 수 있는 제 3의 기관(Trusted Third Party) ‘의 전자문서 보관, 증명에 법적 추정력을 부여한 것이다.
공인전자문서보관소의 구성요소 및 주요 기술
공인전자문서보관소의 주요 구성요소를 살펴보면 전자문서 등록, 조회, 이력관리, 출력, 폐기 등 전자문서 생명주기와 관련된 전자문서 관리서버, 전자문서등록 증명, 배달증명, 원본증명, 이관증명, 폐기증명, 증명서생성, 권한관리 및 조회, 전자문서의 검증 등 전자문서에 대한 원본성 증명을 위한 문서 유효성 검증 서버 및 권한관리 서버, 전자문서의 수신, 송신, 증명서 전송, 송/수신 정보관리 등 전자문서 배달과 관련된 사용자 및 서버 API, PKI기반의 네트워크 보안 및 문서보안을 위한 암호화, 전자문서의 액세스와 관련된 접근권한 등 보안과 관련된 PKI 기반 인프라, 데이터보관 및 검색과 관련된 메타데이터 정보 관리 및 문서 및 보증서를 관리하는 저장소(Repository)등으로 구성될 수 있다.
이들 각 구성요소들에는 다양한 IT기술들이 접목되어 구현될 수 있다. 전자문서관리기능에는 기본적인 전자문서 생성, 편집 기술과 종이문서 등을 전자문서로 변환하는 기술, 스캔 및 이미지관리 기술, 문자인식 및 인덱싱 기술 등이 요구되며, 전자문서의 원본성 확인을 위한 기능에는 전자문서 편집과 유통 증적 확인을 위한 시점확인기술, 증명기술, 공증관련 기술 등이 요구된다. 또한 전자문서 배달과 관련된 기능에는 데이터의 송수신기술, 서버관리 기술, 로그 및 추적, 감사 기술 등이 요구되며, 보안관련 기능에는 문서의 무결성 및 보안성을 지원하기 위한 암호기술 및 불법복제방지 기술, 권한기반의 접근제어 기술 등이 요구된다.
마지막으로 데이터 보관과 관련된 기술로써는 메타데이터 관리기술, 기록물관리기술, 저장정보를 필요한 포맷으로 서비스하기 위한 데이터 변환기술, 하드웨어적으로 데이터의 원본성을 보장하기 위한 WORM(Write One Read Many) 디스크 기술 등이 요구된다.
공인전자문서보관소 관련 주요 이슈사항
전자거래기본법 시행령과 시행규칙 개정에 따른 공인전자문서보관서에 대한 주요 이슈사항들을 살펴보면 다음과 같다.
첫째는 공인전자문서보관소의 기준인 ‘제 3자’의 유권해석을 두고 고민을 거듭하다 ‘법인 격이 다른 회사’ 즉 자회사도 가능하다는 결론을 내리므로 인한 공인전자문서보관서의 난립 문제이다. 이는 법 취지상 전자문서 보관과 유통을 활성화해야 하는 견지에서 대기업이나 금융기관의 참여를 유도하기 위한 해석으로 판단되지만 보관소 관련 시장이 초기부터 혼탁해질 것이 예상된다.
두 번째는 스캔문서의 법적 효력과 관련된 문제이다. 은행권 등 금융기관들이 BPR 등을 통해 이미 구축해 놓은 스캔문서의 인정여부와 이를 인정하는 방법에 관한 것이다. 이것의 문제는 스캔문서가 원본임을 어떻게 입증할 것인가 하는 점이다. 이를 위해서 초기수요 확대 차원에서 기 구축된 스캔이미지를 인정하거나, 원본성을 인정할 수 있는 표준 지침을 명확히 제시하여 보관하도록 해야 할 것이다.
세 번째는 다양한 공인전자문서보관소간의 연동 문제이다. 보관소 지정요건의 완화로 많은 공인전자문서보관소가 설립될 것으로 예상되며, 이에 따른 공인전자문서보관소간의 연동을 어떻게 할 것인가를 고민해야 할 것이다. 이것은 공인전자문서보관소에 대한 기술 아키텍처를 구축 시 특정 솔루션에 국한되지 않는 ISO등 표준 기술을 도입해야 한다는 것이며, 표준기술 도입의 결과는 공인전자문서보관소간의 연동을 자연스럽게 할 것이다.
네 번째는 사용자 편의성 문제다. 전자문서의 보관이 일반화되면, 사용자는 다양한 공인전자문서보관소와 연계를 하는 상황이 발생하게 될 것이다. 이때 사용자는 각 공인전자문서보관소 별 프로그램 설치 및 상이한 사용법 등으로 인한 불편을 겪게 될 것이다. 따라서 이를 보완하기 위한 표준 사용자 인터페이스 지침의 합의와 공인전자문서보관소로 접근하기 위한 관문인 통합 공인전자문서보관소 포탈 등을 구축해야 할 것이다.
공인전자문서보관소에 대한 주요이슈사항을 살펴보았지만 위에 언급한 이슈사항 이외에 우리 사회에 뿌리깊게 남아 있는 종이문서 의존성, 디지털화된 데이터 자체의 취약성, 공공 성격의 사업으로 인한 각종 보안위협으로부터 데이터 보호 등 많은 문제들이 산재해 있는 상황이라 할 수 있다. 이러한 문제의 해결은 다양한 이해 당사자간의 합의와 공공성에 기초한 양보와 타협을 통해 실마리를 풀어야 할 것이다.
기업 컴플라이언스 측면의 공인전자문서보관서의 활용
우리나라의 기업 컴플라이언스에 대한 인식은 아직까지 초기 단계에 머무르고 있으며, 대부분 외국을 상대로 하는 상장기업을 중심으로 관심을 가지고 있는 상태다. 하지만 우리는 글로벌 한 시대에 살고 있으며, 외국의 기업 컴플라이언스에서 요구하는 기준들이 더 이상 남의 일이 아닌 것이다. 따라서 이러한 각종 기업 컴플라이언스에 대응하기 위해서는 대부분의 컴플라이언스에서 요구하는 기업의 기록물에 대한 체계적인 관리가 중요하다 할 수 있다. 또한 기존의 종이문서 중심의 기록물 관리는 많은 문제점과 한계를 가지고 있다고 볼 수 있다. 따라서 전자화된 형태로 기록물을 관리하는 것이 시대의 요구이며, 변화의 시대에 대응할 수 있는 것이라 할 수 있다.
이번 전자거래기본법의 개정은 그 동안 논란이 되었던 전자문서의 법적 효력을 해결하고 전자화된 기록물에 대한 법적 추정력을 확보함으로써 기업으로 하여금 기업컴플라이언스에 대처할 수 있는 길을 열었다고 할 수 있다. 따라서 각 기업은 공인전자문서보관소를 활용하여 각종 컴플라이언스에 대응할 수 있는 방안을 생각해 봐야 할 것이다.
